PANSİYON AMBAR PROGRAMININ KULLANIMI

1. Bu programı kullanmak için bilgisayarınıza hiçbir program kurulması zorunlu değildir. Telefondan, tabletten, bilgisayardan hangisini uygun bulursanız kullanabilirsiniz. Yani online çalışan bir programdır.
2. Programı kullanabilmeniz önce üye olmanız gerekmektedir. Üye olduktan sonra program yapımcısı tarafından üyeliğinizin onaylanması gerekmektedir.
3. Kullanıcı girişi bölümünden kullanıcı adı alanına "kurum kodu" yazılacak parola alanına ise üye olurken yazdığınız parola yazılacak. Parola ve kullanıcı adını unuttuysanız ambartakip@gmail.com adresiyle iletişime geçerek yeni parola talebinde bulunabilirsiniz.

SABİT BİLGİLER

1. Üye olduktan sonra sabit bilgiler sizlere hazır olarak verilecek. Ancak okul bilgileri, ay ve yılları kendiniz yazmanız gerekmektedir.

GRAMAJ BİLGİSİ

1. Gramaj bilgisi, yemeğin içinde kullanılan ürünlerin bir kişinin yiyeceği dikkate alınarak hazırlanması ile oluşur.
2. Gramaj bilgisi de sizlere hazır olarak verilecektir. Ancak her yörenin ve aşçının farklı farklı yemek çeşitleri ve yapma şekilleri olacağı için her kullanıcının bunu aşçıyla görüşerek hazırlaması daha mantıklıdır.
3. Gramaj bilgisi hazırlanırken ürün ismi yoksa, "Sabit bilgiler" bölümünde "Ürün Listesi"ne tıklayarak o ürünü ekleyiniz.
4. Buraya yazılacak miktarlar bir kişinin yiyeceği miktarın dikkate alınarak yazılması gerekmektedir. Tabela oluştururken program o gün kaç kişi yemek yedi ise onunla çarpacak ve KDV ile beraber toplam maliyetini hesaplayacak.

İHALE BİLGİLERİ

1. İhale veya doğrudan Temin yönetimiyle ürünleri hangi firmadan aldıysanız firmanın adını, ihale tarihini yazılacak. Sözleşmenin bittiği tarihi yazmak zorunda değilsiniz. Bir firmadan ürün aldıysanız o firmayı bir daha silemezsiniz. önce firmadan aldığınız ürünleri silmeniz veya düzelt seçeneğinden başka bir firmaya aktarmanız gerekmektedir.
2. İhale Miktarlarını yazmak için firmaların isimlerinin yazılması gerekmektedir.
3. İhale Miktarları bölünde ise firmalardan aldığınız ürünlerin birim fiyatını, ihale miktarını yazacağız. Bunları yazarken çok dikkat etmeliyiz. Çünkü tüm hesaplamalar bu bilgiler üzerinden olacaktır.

İRSALİYE İŞLEMLERİ

1. İrsaliye girişi yapmak için "İhale Miktarları"nın yazılması gerekmektedir.
2. İrsaliye girişi yazmadan önce her ay "İşlem Tarihleri"ni mutlaka yazmalısınız.
3. Sipariş verdiğiniz ürünler günlük, haftalık veya değişik zaman aralıklarıyla geldiklerinde yazılması gerekmektedir. Bunu yazdığımız yazaman ambara ürün girişi yapmış oluyoruz. Program bu girişlerin çetelesini otamatik olarak tutmaktadır. Yani hangi firmadan hangi tarihte ne kadar ürün gelmiş bunu takip edebiliyoruz. Fatura kesimi zamanlarında işlemler daha düzenli ve güzel yürütülmüş oluyor.
4. İrsaliye girişleri yapıldığında sistem otomatik muayene kabul tutanaklarını oluşturuyor. Onların da çıktılarını "Muayene Kabul" seçeneğinden çıkarabiliyoruz.
5. "Genel Ürün Takibi" seçeneğinde ise gelen, kalan, firmada kalan ürün bilgileriniz görme imkanı oluyor.
6. "Arama" seçeneğinde ise ürünün ismini büyük ve küçük harflere dikkat ederek yazıp bulabiliyoruz. Tek tek ürünleri inceleme fırsatı oluyor.

TABELA İŞLEMLERİ

1. Bu programın en sık kullanılacak alanı burası olmaktadır. İki şekilde tabela oluşturma ikanına sahipsiniz.
2. Tabela hazırlamak için  Sabit Bilgiler, İhale Bilgileri ve İrsaliye Girişlerinin yapılası gerekmektedir. Yani ambara ürün girişi yapılmadan Tabela hazırlanamaz.

a) Manule Tabela: Manuel Tabela oluşturmak istiyorsanız önce ayarlar bölümünden "Manuel Tabela" seçeğini seçmelisiniz.

Bunu seçtikten sonra "Günlük Menü" seçeneğinden günü verilen yemekleri önce yazacağız.

O gün yemek yiyenlerin sayısını yazacağız.

Sonra tek tek o gün hangi ürünlerden ne kadar harcandı ise yazacağız. En sonunda "Günlük Tabela"nın çıktısını ve "Numane Saklama Tutanağı"nın çıktısınız alıp imzalatacağız. 

b) Otomatik Tabela: Otomatik tabela hazırlamak için önce "Ayarlar" bölümünden otomatik tabela hazırlama seçeneğini onaylamamız gerektedir. Daha sonra "Sabit Bilgiler" bölümünden "Gramaj Bilgisi"nin tek tek hazırlanması gerekmektedir. Bunu bir anda hazırlamak zor gelebilir. Günlük yemek yapıldığında aşçıyla bir veya iki haftalık sıkı çalışma sonucunda hazırlanabilir. Ben zamana yayarak tek tek yaptım.

Günlük yemek yiyen kişi sayılarını yazacağız.

O gün yapılan yemekleri tek tek seçip kaydedeceğiz.

Eğer istediğimiz yemeği listede bulamıyorsak, önce "Sabit Bilgiler" bölümünde Yemek Listesini kontrol ediniz. Yoksa ekleyip, gramaj bilgilerini giriniz. Yemek listesinde kayıtlı ise Gramaj bilgisi yazılmamış demektir. Gramaj bilgisini yazdıktan soran otomatik tabelada karşımıza çıkacaktır. O yemeği seçip kaydedeceğiz.

Bu şekilde "Günlük Tabela" hazırlanmış oluyor. "Günlük Tabela" ve "Numune Saklama Tutanağı"nın çıktısını da alıp ilgili kişilere imzalatacağız. 

Not: Otomatik Tabela çıkışında zaman zaman fazla veya eksik harcamalar olabiliyor. Bunun nedeni programın yanlış hesaplamasından değil, aşçıların her zaman aynı oranda ürün küllanmamasından kaynaklanıyor. Yani aşçılarımız göz kararı yemek yapıyor. Buna da manuel müdahale edebilirsiniz. Ya Tabela hazırladığız sayfada yazıp "Güncelle" seçeneğine tıklarsınız ya da Arama veya Aylık Harcamalar seçeneğinde ürünü bulup o gün ne kadar kullandıysanız o miktarı elle yazıp güncellersiniz. Bu zamanında yaparsanız ambardaki giriş ve çıkışlar da düzenli olur. 

Bunları yaptıktan sonra aylık "Ambar Defteri"ni raporlar bölümünden çıkarabilirsiniz.

NÖBET İŞLEMLERİ

1. Pansiyon nöbet listesini de burada hazırlayabilirsiniz.
2. Önce nöbet tutan öğretmenlerin okullarının adının yazılması gerekir.
3. Nöbet alanlarının yazılması gerekir.
4. Nöbet tutan öğretmen bilgilerinin yazılması gerekir.
5. "Nöbet Yaz" seçeneğine tıklayınca çıkan tabloda tarih ve yerler sıra ve sütunlar halinde çakıyor.  Hangi tarihte ve nereye nöbet yazacaksanız "Nöbet Yaz" seçeneğine tıklayınız, öğretmen seçiniz, nöbet çeşidini ve nöbet yerini seçiniz. "Kaydet" yazısına tıklayınız. 
6. Nöbet yazma işlemi bittikten sonra nöbet çizelgesi, ek ders çizelgesi otomatik hesaplanmış oluyor. Nöbetle ilgili bütün çıktıları alabilirsiniz.

ÖDEME İŞLEMLERİ

1. İlgili firmalara parça parça ödemeler yaılınca ürün takibi çok zor oluyor. Bunun için hangi tarihte ne kadar ödeme yaptıysanız burada işaretleyerek örnek fatura ve ödeme yapılan ürünler ile yaapılmayanları kalan borç bilgisini çıkarabiliyoruz.

ÖĞRENCİ İŞLEMLERİ

1. Pansiyonda kalan öğrenci bilgileri buraya yazıldığında "Haftalık Yoklama Çizelgesi" ve "Evci İzin Defteri" çıkarabilirsiniz. Başlangıç tarihini siz belirleyebilirsiniz.

  Güvenlik Kodu